Transparencia de Costos del IX Congreso Latinoamericano de Musicoterapia
En el IX Congreso Latinoamericano de Musicoterapia, organizado en México por la Comisión de Congreso CLAM, Asociación de Musicoterapeutas en México CLAM y Comité Científico CLAM, entendemos la importancia de ofrecer claridad sobre la estructura de costos, especialmente para nuestros colegas más alejados geográficamente que deben cubrir gastos de viaje. Esta sección se dedica a proporcionar una visión general sobre cómo se han determinado los costos, así como las medidas tomadas para mantenerlos lo más accesibles posible y reducir los obstáculos a la participación.
1. Comparación de costos con ediciones previas
El costo para la comunidad CLAM y estudiantes ha sido establecido en un monto similar al del congreso realizado en Colombia en 2020, a pesar de la inflación acumulada de más del 30% en cinco años. Los precios actuales de preinscripción (USD 175) y de la primera fase (USD 195) representan un ahorro de hasta un 27% respecto al costo ajustado del congreso anterior en Colombia, considerando que en 2020 el costo osciló entre USD 150 y USD 180. En este momento las cuotas para la comunidad CLAM oscilan entre USD 175 y USD 195, a más de 5 años de diferencia.
2. Formato híbrido: Acceso en línea y grabaciones
A diferencia de anteriores ediciones, este congreso será parcialmente híbrido, con una parte de transmisión en vivo y grabaciones de las actividades del aula magna, justo para ofrecer visibilidad a quienes se les dificulte asistir de forma presencial por diversas razones. Esto ha implicado nuevos retos: inversión adicional en tecnología y recursos técnicos para brindar acceso remoto, así como otras categorías de inscripción. Reducir la cuota actual pondría en riesgo la posibilidad de ofrecer grabaciones, limitando la participación de quienes no pueden asistir en persona.
3. Presupuesto basado en estudios de participación
La planificación del congreso se ha basado en encuestas realizadas por la Comisión de Congreso y la Asociación de Musicoterapeutas en México desde 2023, cuyos resultados fueron reportados en la asamblea del CLAM de fin de año. Con base en estos resultados se hicieron estimaciones. Los resultados indican una participación más dudosa de colegas de la región sur de Latinoamerica, lo cual naturalmente reduce significativamente la asistencia, elevando así los costos de inscripción, ya que el financiamiento depende del número de asistentes registrados. Con base en ello se pensaron en diferentes medidas para mantener un precio similar al último Congreso presencial de 2020.
4. Costo de expertos invitados y apoyo a ponentes
Uno de los gastos significativos es el alojamiento y apoyo en viáticos para los expertos que liderarán mesas temáticas y actividades especiales, algo que no se cubrió en la edición del último congreso presencial de 2020. La ubicación del evento requiere un esfuerzo mayor en cuanto a logística y gasto para asegurar la participación de estos especialistas internacionales. Se decidió destinar apoyos económicos a los expertos de las mesas principales, justo para facilitar su participación. Para no elevar aún más los costos de inscripción, en esta edición se ha decidido omitir la comida de cierre.
5. Descuentos significativos para la comunidad CLAM
Hemos diseñado una estructura de descuentos progresivos por fases, que ofrece una reducción superior al 50% en el costo inicial para la comunidad CLAM. La inscripción en fases tiene el propósito de adaptar el precio en función de la cantidad de registros, buscando reducir los costos finales.
6. Congresos sin financiamiento inicial y sin fines de lucro
La Asociación de Musicoterapeutas en México y el CLAM no cuentan con fondos para cubrir los gastos iniciales del congreso, lo cual hace necesario asegurar la autosuficiencia financiera del evento. La estructura de precios actual busca generar los recursos suficientes para no generar deuda para la organización local; reducir los costos actuales implicaría complicar aún más estos objetivos. Si se superan los objetivos de inscripción, está contemplado el otorgamiento de becas y se añadirán beneficios para los asistentes, como la posibilidad de una transmisión gratuita de algunas actividades. Estos beneficios adicionales dependerán de que se supere el estimado inicial de inscripciones. De esta manera, el evento se planifica para no generar excedentes o ganancias, manteniendo el foco en la accesibilidad y enriquecimiento para los participantes.
7. Trabajo voluntario en la organización
Es importante destacar que todo el trabajo de organización es realizado de manera voluntaria. Nadie en el equipo de organización recibe pago por sus esfuerzos, lo cual refleja un compromiso genuino con el avance de la musicoterapia en Latinoamérica.
8. Apoyo y patrocinio de la BUAP
El congreso cuenta con el respaldo de la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla (BUAP), lo cual ha permitido reducir costos al proporcionar los espacios de manera gratuita. Esta gestión llevó tiempo pero gracias a este apoyo, evitamos gastos en alquiler de instalaciones.
9. Costo competitivo en relación con otros eventos internacionales
Es importante considerar los costos promedio de un evento internacional en México de características similares a las del Congreso. Un congreso de 2 días, con jornadas de 12 horas diarias, salas simultáneas, y servicios de transmisión en línea, tiene un costo promedio en México entre USD 300 y USD 600. El precio de inscripción a público general para este congreso está en el rango más bajo de estos eventos, mientras que el precio para la comunidad CLAM está por debajo de este promedio. Esto refleja nuestro esfuerzo por hacer que el costo del congreso sea lo más accesible posible, dado el contexto y condiciones del país sede.
10. Sensibilidad ante la diversidad económica de los países
Todos estos esfuerzos se han realizado para reducir la brecha entre las distintas realidades económicas de cada país en relación a México. La estructura de precios, descuentos y fases ha sido cuidadosamente diseñada, adaptándose para que el evento sea accesible para nuestra comunidad internacional, sin perder de vista las condiciones y costos del país sede.
11. Acceso en línea y opciones para participantes remotos
Este congreso también ofrecerá una opción de acceso en línea a las grabaciones de las actividades en el aula magna, a un costo accesible, que permitirá a los interesados en la musicoterapia participar sin necesidad de viaje. Esta decisión se tomó con base en más de 150 respuestas de encuestas realizadas a musicoterapeutas de diferentes países, quienes expresaron interés en contar con opciones de participación híbridas.
12. Compromiso de transparencia en el manejo de recursos
Al finalizar el Congreso, se ofrecerá un reporte de costos general para transparentar el manejo administrativo y reforzar nuestro compromiso con la comunidad de musicoterapia.
Queremos agradecer a cada uno de ustedes por su interés y por su comprensión. Esperamos que esta información les brinde claridad y confianza en que estamos trabajando para hacer de este congreso un evento accesible, enriquecedor y memorable para toda nuestra comunidad.
En el IX Congreso Latinoamericano de Musicoterapia, organizado en México por la Comisión de Congreso CLAM, Asociación de Musicoterapeutas en México CLAM y Comité Científico CLAM, entendemos la importancia de ofrecer claridad sobre la estructura de costos, especialmente para nuestros colegas más alejados geográficamente que deben cubrir gastos de viaje. Esta sección se dedica a proporcionar una visión general sobre cómo se han determinado los costos, así como las medidas tomadas para mantenerlos lo más accesibles posible y reducir los obstáculos a la participación.
1. Comparación de costos con ediciones previas
El costo para la comunidad CLAM y estudiantes ha sido establecido en un monto similar al del congreso realizado en Colombia en 2020, a pesar de la inflación acumulada de más del 30% en cinco años. Los precios actuales de preinscripción (USD 175) y de la primera fase (USD 195) representan un ahorro de hasta un 27% respecto al costo ajustado del congreso anterior en Colombia, considerando que en 2020 el costo osciló entre USD 150 y USD 180. En este momento las cuotas para la comunidad CLAM oscilan entre USD 175 y USD 195, a más de 5 años de diferencia.
2. Formato híbrido: Acceso en línea y grabaciones
A diferencia de anteriores ediciones, este congreso será parcialmente híbrido, con una parte de transmisión en vivo y grabaciones de las actividades del aula magna, justo para ofrecer visibilidad a quienes se les dificulte asistir de forma presencial por diversas razones. Esto ha implicado nuevos retos: inversión adicional en tecnología y recursos técnicos para brindar acceso remoto, así como otras categorías de inscripción. Reducir la cuota actual pondría en riesgo la posibilidad de ofrecer grabaciones, limitando la participación de quienes no pueden asistir en persona.
3. Presupuesto basado en estudios de participación
La planificación del congreso se ha basado en encuestas realizadas por la Comisión de Congreso y la Asociación de Musicoterapeutas en México desde 2023, cuyos resultados fueron reportados en la asamblea del CLAM de fin de año. Con base en estos resultados se hicieron estimaciones. Los resultados indican una participación más dudosa de colegas de la región sur de Latinoamerica, lo cual naturalmente reduce significativamente la asistencia, elevando así los costos de inscripción, ya que el financiamiento depende del número de asistentes registrados. Con base en ello se pensaron en diferentes medidas para mantener un precio similar al último Congreso presencial de 2020.
4. Costo de expertos invitados y apoyo a ponentes
Uno de los gastos significativos es el alojamiento y apoyo en viáticos para los expertos que liderarán mesas temáticas y actividades especiales, algo que no se cubrió en la edición del último congreso presencial de 2020. La ubicación del evento requiere un esfuerzo mayor en cuanto a logística y gasto para asegurar la participación de estos especialistas internacionales. Se decidió destinar apoyos económicos a los expertos de las mesas principales, justo para facilitar su participación. Para no elevar aún más los costos de inscripción, en esta edición se ha decidido omitir la comida de cierre.
5. Descuentos significativos para la comunidad CLAM
Hemos diseñado una estructura de descuentos progresivos por fases, que ofrece una reducción superior al 50% en el costo inicial para la comunidad CLAM. La inscripción en fases tiene el propósito de adaptar el precio en función de la cantidad de registros, buscando reducir los costos finales.
6. Congresos sin financiamiento inicial y sin fines de lucro
La Asociación de Musicoterapeutas en México y el CLAM no cuentan con fondos para cubrir los gastos iniciales del congreso, lo cual hace necesario asegurar la autosuficiencia financiera del evento. La estructura de precios actual busca generar los recursos suficientes para no generar deuda para la organización local; reducir los costos actuales implicaría complicar aún más estos objetivos. Si se superan los objetivos de inscripción, está contemplado el otorgamiento de becas y se añadirán beneficios para los asistentes, como la posibilidad de una transmisión gratuita de algunas actividades. Estos beneficios adicionales dependerán de que se supere el estimado inicial de inscripciones. De esta manera, el evento se planifica para no generar excedentes o ganancias, manteniendo el foco en la accesibilidad y enriquecimiento para los participantes.
7. Trabajo voluntario en la organización
Es importante destacar que todo el trabajo de organización es realizado de manera voluntaria. Nadie en el equipo de organización recibe pago por sus esfuerzos, lo cual refleja un compromiso genuino con el avance de la musicoterapia en Latinoamérica.
8. Apoyo y patrocinio de la BUAP
El congreso cuenta con el respaldo de la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla (BUAP), lo cual ha permitido reducir costos al proporcionar los espacios de manera gratuita. Esta gestión llevó tiempo pero gracias a este apoyo, evitamos gastos en alquiler de instalaciones.
9. Costo competitivo en relación con otros eventos internacionales
Es importante considerar los costos promedio de un evento internacional en México de características similares a las del Congreso. Un congreso de 2 días, con jornadas de 12 horas diarias, salas simultáneas, y servicios de transmisión en línea, tiene un costo promedio en México entre USD 300 y USD 600. El precio de inscripción a público general para este congreso está en el rango más bajo de estos eventos, mientras que el precio para la comunidad CLAM está por debajo de este promedio. Esto refleja nuestro esfuerzo por hacer que el costo del congreso sea lo más accesible posible, dado el contexto y condiciones del país sede.
10. Sensibilidad ante la diversidad económica de los países
Todos estos esfuerzos se han realizado para reducir la brecha entre las distintas realidades económicas de cada país en relación a México. La estructura de precios, descuentos y fases ha sido cuidadosamente diseñada, adaptándose para que el evento sea accesible para nuestra comunidad internacional, sin perder de vista las condiciones y costos del país sede.
11. Acceso en línea y opciones para participantes remotos
Este congreso también ofrecerá una opción de acceso en línea a las grabaciones de las actividades en el aula magna, a un costo accesible, que permitirá a los interesados en la musicoterapia participar sin necesidad de viaje. Esta decisión se tomó con base en más de 150 respuestas de encuestas realizadas a musicoterapeutas de diferentes países, quienes expresaron interés en contar con opciones de participación híbridas.
12. Compromiso de transparencia en el manejo de recursos
Al finalizar el Congreso, se ofrecerá un reporte de costos general para transparentar el manejo administrativo y reforzar nuestro compromiso con la comunidad de musicoterapia.
Queremos agradecer a cada uno de ustedes por su interés y por su comprensión. Esperamos que esta información les brinde claridad y confianza en que estamos trabajando para hacer de este congreso un evento accesible, enriquecedor y memorable para toda nuestra comunidad.
Transparência de Custos do IX Congresso Latino-Americano de Musicoterapia
No IX Congresso Latino-Americano de Musicoterapia, organizado no México pela Comissão de Congresso do CLAM, Associação de Musicoterapeutas do México (AMME) e o Comitê Científico do CLAM, entendemos a importância de oferecer clareza sobre a estrutura de custos, especialmente para nossos colegas geograficamente mais distantes que precisam cobrir despesas de viagem. Esta seção é dedicada a fornecer uma visão geral de como os custos foram determinados e as medidas tomadas para mantê-los o mais acessíveis possível, reduzindo os obstáculos à participação.
1. Comparação de custos com edições anteriores O custo para a comunidade CLAM e estudantes foi estabelecido em um valor similar ao do congresso realizado na Colômbia em 2020, apesar de a inflação acumulada ultrapassar os 30% em cinco anos. Os preços atuais de pré-inscrição (USD 175) e da primeira fase (USD 195) representam uma economia de até 27% em relação ao custo ajustado do congresso anterior na Colômbia, considerando que em 2020 o custo variou entre USD 150 e USD 180. Atualmente, as taxas para a comunidade CLAM variam entre USD 175 e USD 195, após mais de 5 anos.
2. Formato híbrido: acesso online e gravações Diferentemente das edições anteriores, este congresso será parcialmente híbrido, com uma parte de transmissão ao vivo e gravações das atividades no auditório principal, justamente para oferecer acesso a quem enfrenta dificuldades para comparecer presencialmente por diversas razões. Isso implica novos desafios, como investimento adicional em tecnologia e recursos técnicos para garantir acesso remoto e categorias de inscrição. A redução na taxa atual colocaria em risco a possibilidade de oferecer gravações, limitando a participação de quem não pode comparecer em pessoa.
3. Orçamento baseado em estudos de participação O planejamento do congresso baseou-se em pesquisas realizadas pela Comissão de Congresso e pela Associação de Musicoterapeutas do México desde 2023, cujos resultados foram apresentados na assembleia do CLAM de fim de ano. Os resultados indicam uma participação mais incerta de colegas da região sul da América Latina, o que naturalmente reduz significativamente a presença e, consequentemente, aumenta os custos de inscrição, uma vez que o financiamento depende do número de participantes registrados. Com base nesses dados, foram pensadas diferentes medidas para manter o preço semelhante ao último congresso presencial de 2020.
4. Custo de especialistas convidados e apoio aos apresentadores Um dos gastos mais significativos é a hospedagem e o apoio em despesas para os especialistas que liderarão mesas temáticas e atividades especiais, algo que não foi custeado na última edição presencial de 2020. A localização do evento exige um esforço logístico e financeiro maior para garantir a participação desses especialistas internacionais. Decidiu-se destinar apoios econômicos para os especialistas das mesas principais, justamente para facilitar a presença deles. Para evitar elevar ainda mais os custos de inscrição, nesta edição decidiu-se omitir o jantar de encerramento.
5. Descontos significativos para a comunidade CLAM Desenvolvemos uma estrutura de descontos progressivos por fases, que oferece uma redução superior a 50% no custo inicial para a comunidade CLAM. A inscrição em fases visa adaptar o preço em função do número de registros, buscando reduzir os custos finais.
6. Congresso sem financiamento inicial e sem fins lucrativos A Associação de Musicoterapeutas do México e o CLAM não possuem fundos para cobrir os gastos iniciais do congresso, tornando necessária a autossuficiência financeira do evento. A estrutura de preços atual busca gerar os recursos necessários para que a organização local não tenha dívidas; a redução dos custos atuais tornaria esses objetivos ainda mais desafiadores. Se forem atingidos os objetivos de inscrição, estão previstas concessões de bolsas e outros benefícios para os participantes, como a possibilidade de transmissão gratuita de algumas atividades. Esses benefícios adicionais dependerão de o número de inscritos superar o estimado. Dessa forma, o evento está sendo planejado para não gerar excedentes ou lucros, com o foco em acessibilidade e enriquecimento para os participantes.
7. Trabalho voluntário na organização É importante destacar que todo o trabalho de organização é realizado voluntariamente. Ninguém da equipe organizadora é remunerado por seus esforços, refletindo um compromisso genuíno com o avanço da musicoterapia na América Latina.
8. Apoio e patrocínio da BUAP O congresso conta com o apoio da Benemérita Universidad Autónoma de Puebla (BUAP), o que permitiu reduzir custos com a disponibilização gratuita dos espaços. Essa parceria exigiu tempo, mas graças a esse apoio evitamos despesas com aluguel de instalações.
9. Custo competitivo em relação a outros eventos internacionais É importante considerar os custos médios de um evento internacional no México com características semelhantes às do Congresso. Um congresso de 2 dias, com jornadas de 12 horas diárias, salas simultâneas e serviços de transmissão online, tem um custo médio no México entre USD 300 e USD 600. O preço de inscrição para o público geral deste congresso está no intervalo mais baixo desses eventos, enquanto o preço para a comunidade CLAM está abaixo dessa média. Isso reflete nosso esforço para tornar o custo do congresso o mais acessível possível, considerando o contexto e as condições do país sede.
10. Sensibilidade à diversidade econômica dos países Todos esses esforços foram realizados para reduzir a diferença entre as diferentes realidades econômicas de cada país em relação ao México. A estrutura de preços, descontos e fases foi cuidadosamente planejada para que o evento fosse acessível à nossa comunidade internacional, sem perder de vista as condições e os custos do país sede.
11. Acesso online e opções para participantes remotos Este congresso também oferecerá uma opção de acesso online às gravações das atividades no auditório principal, a um custo acessível, que permitirá a participação de interessados em musicoterapia sem a necessidade de viajar. Esta decisão foi baseada em mais de 150 respostas de pesquisas realizadas com musicoterapeutas de diferentes países, que expressaram interesse em opções de participação híbrida.
12. Compromisso com a transparência na gestão de recursos Ao final do Congresso, será disponibilizado um relatório geral de custos para tornar o gerenciamento administrativo transparente, reforçando nosso compromisso com a comunidade de musicoterapia.
Agradecemos a cada um de vocês pelo interesse e pela compreensão. Esperamos que essas informações proporcionem clareza e confiança de que estamos trabalhando para fazer deste congresso um evento acessível, enriquecedor e memorável para toda a nossa comunidade.
No IX Congresso Latino-Americano de Musicoterapia, organizado no México pela Comissão de Congresso do CLAM, Associação de Musicoterapeutas do México (AMME) e o Comitê Científico do CLAM, entendemos a importância de oferecer clareza sobre a estrutura de custos, especialmente para nossos colegas geograficamente mais distantes que precisam cobrir despesas de viagem. Esta seção é dedicada a fornecer uma visão geral de como os custos foram determinados e as medidas tomadas para mantê-los o mais acessíveis possível, reduzindo os obstáculos à participação.
1. Comparação de custos com edições anteriores O custo para a comunidade CLAM e estudantes foi estabelecido em um valor similar ao do congresso realizado na Colômbia em 2020, apesar de a inflação acumulada ultrapassar os 30% em cinco anos. Os preços atuais de pré-inscrição (USD 175) e da primeira fase (USD 195) representam uma economia de até 27% em relação ao custo ajustado do congresso anterior na Colômbia, considerando que em 2020 o custo variou entre USD 150 e USD 180. Atualmente, as taxas para a comunidade CLAM variam entre USD 175 e USD 195, após mais de 5 anos.
2. Formato híbrido: acesso online e gravações Diferentemente das edições anteriores, este congresso será parcialmente híbrido, com uma parte de transmissão ao vivo e gravações das atividades no auditório principal, justamente para oferecer acesso a quem enfrenta dificuldades para comparecer presencialmente por diversas razões. Isso implica novos desafios, como investimento adicional em tecnologia e recursos técnicos para garantir acesso remoto e categorias de inscrição. A redução na taxa atual colocaria em risco a possibilidade de oferecer gravações, limitando a participação de quem não pode comparecer em pessoa.
3. Orçamento baseado em estudos de participação O planejamento do congresso baseou-se em pesquisas realizadas pela Comissão de Congresso e pela Associação de Musicoterapeutas do México desde 2023, cujos resultados foram apresentados na assembleia do CLAM de fim de ano. Os resultados indicam uma participação mais incerta de colegas da região sul da América Latina, o que naturalmente reduz significativamente a presença e, consequentemente, aumenta os custos de inscrição, uma vez que o financiamento depende do número de participantes registrados. Com base nesses dados, foram pensadas diferentes medidas para manter o preço semelhante ao último congresso presencial de 2020.
4. Custo de especialistas convidados e apoio aos apresentadores Um dos gastos mais significativos é a hospedagem e o apoio em despesas para os especialistas que liderarão mesas temáticas e atividades especiais, algo que não foi custeado na última edição presencial de 2020. A localização do evento exige um esforço logístico e financeiro maior para garantir a participação desses especialistas internacionais. Decidiu-se destinar apoios econômicos para os especialistas das mesas principais, justamente para facilitar a presença deles. Para evitar elevar ainda mais os custos de inscrição, nesta edição decidiu-se omitir o jantar de encerramento.
5. Descontos significativos para a comunidade CLAM Desenvolvemos uma estrutura de descontos progressivos por fases, que oferece uma redução superior a 50% no custo inicial para a comunidade CLAM. A inscrição em fases visa adaptar o preço em função do número de registros, buscando reduzir os custos finais.
6. Congresso sem financiamento inicial e sem fins lucrativos A Associação de Musicoterapeutas do México e o CLAM não possuem fundos para cobrir os gastos iniciais do congresso, tornando necessária a autossuficiência financeira do evento. A estrutura de preços atual busca gerar os recursos necessários para que a organização local não tenha dívidas; a redução dos custos atuais tornaria esses objetivos ainda mais desafiadores. Se forem atingidos os objetivos de inscrição, estão previstas concessões de bolsas e outros benefícios para os participantes, como a possibilidade de transmissão gratuita de algumas atividades. Esses benefícios adicionais dependerão de o número de inscritos superar o estimado. Dessa forma, o evento está sendo planejado para não gerar excedentes ou lucros, com o foco em acessibilidade e enriquecimento para os participantes.
7. Trabalho voluntário na organização É importante destacar que todo o trabalho de organização é realizado voluntariamente. Ninguém da equipe organizadora é remunerado por seus esforços, refletindo um compromisso genuíno com o avanço da musicoterapia na América Latina.
8. Apoio e patrocínio da BUAP O congresso conta com o apoio da Benemérita Universidad Autónoma de Puebla (BUAP), o que permitiu reduzir custos com a disponibilização gratuita dos espaços. Essa parceria exigiu tempo, mas graças a esse apoio evitamos despesas com aluguel de instalações.
9. Custo competitivo em relação a outros eventos internacionais É importante considerar os custos médios de um evento internacional no México com características semelhantes às do Congresso. Um congresso de 2 dias, com jornadas de 12 horas diárias, salas simultâneas e serviços de transmissão online, tem um custo médio no México entre USD 300 e USD 600. O preço de inscrição para o público geral deste congresso está no intervalo mais baixo desses eventos, enquanto o preço para a comunidade CLAM está abaixo dessa média. Isso reflete nosso esforço para tornar o custo do congresso o mais acessível possível, considerando o contexto e as condições do país sede.
10. Sensibilidade à diversidade econômica dos países Todos esses esforços foram realizados para reduzir a diferença entre as diferentes realidades econômicas de cada país em relação ao México. A estrutura de preços, descontos e fases foi cuidadosamente planejada para que o evento fosse acessível à nossa comunidade internacional, sem perder de vista as condições e os custos do país sede.
11. Acesso online e opções para participantes remotos Este congresso também oferecerá uma opção de acesso online às gravações das atividades no auditório principal, a um custo acessível, que permitirá a participação de interessados em musicoterapia sem a necessidade de viajar. Esta decisão foi baseada em mais de 150 respostas de pesquisas realizadas com musicoterapeutas de diferentes países, que expressaram interesse em opções de participação híbrida.
12. Compromisso com a transparência na gestão de recursos Ao final do Congresso, será disponibilizado um relatório geral de custos para tornar o gerenciamento administrativo transparente, reforçando nosso compromisso com a comunidade de musicoterapia.
Agradecemos a cada um de vocês pelo interesse e pela compreensão. Esperamos que essas informações proporcionem clareza e confiança de que estamos trabalhando para fazer deste congresso um evento acessível, enriquecedor e memorável para toda a nossa comunidade.
Cost Transparency for the IX Latin American Music Therapy Congress
At the IX Latin American Music Therapy Congress, organized in Mexico by the CLAM Congress Committee, Music Therapists Association in Mexico (CLAM), and CLAM Scientific Committee, we understand the importance of providing clarity on the cost structure, especially for our colleagues traveling from a distance who must cover travel expenses. This section is dedicated to providing an overview of how costs have been determined and the steps taken to keep them as accessible as possible to reduce barriers to participation.
At the IX Latin American Music Therapy Congress, organized in Mexico by the CLAM Congress Committee, Music Therapists Association in Mexico (CLAM), and CLAM Scientific Committee, we understand the importance of providing clarity on the cost structure, especially for our colleagues traveling from a distance who must cover travel expenses. This section is dedicated to providing an overview of how costs have been determined and the steps taken to keep them as accessible as possible to reduce barriers to participation.
- Comparison of Costs with Previous Editions
The cost for the CLAM community and students has been set at a similar amount to that of the congress held in Colombia in 2020, despite an accumulated inflation of over 30% in five years. Current pre-registration prices (USD 175) and the first phase (USD 195) represent savings of up to 27% compared to the adjusted cost of the previous congress in Colombia, considering that in 2020, the cost ranged from USD 150 to USD 180. As of now, fees for the CLAM community range between USD 175 and USD 195, more than five years later. - Hybrid Format: Online Access and Recordings
Unlike previous editions, this congress will be partially hybrid, with some live streaming and recordings of activities in the main hall, precisely to offer visibility to those unable to attend in person. This has introduced new challenges: additional investment in technology and technical resources for remote access, as well as different registration categories. Reducing the current fee would jeopardize the possibility of offering recordings, limiting the participation of those who cannot attend in person. - Budget Based on Participation Studies
Congress planning is based on surveys conducted by the Congress Committee and the Music Therapists Association in Mexico since 2023, whose results were reported at the end-of-year CLAM assembly. Based on these results, estimates were made. The results indicate a more uncertain participation from colleagues in the southern region of Latin America, which naturally reduces overall attendance, raising registration costs since funding depends on the number of registered attendees. Consequently, various measures were considered to maintain a similar price to the last in-person Congress in 2020. - Cost of Guest Experts and Support for Speakers
One significant expense is accommodation and travel support for experts leading thematic panels and special activities, something not covered in the last in-person congress in 2020. The event’s location requires a greater effort in logistics and expenses to ensure the participation of these international specialists. It was decided to allocate financial support to the lead experts to facilitate their participation. To avoid further increasing registration fees, it was decided to omit a closing meal in this edition. - Significant Discounts for the CLAM Community
We have created a progressive discount structure by phases, offering a reduction of more than 50% in the initial cost for the CLAM community. Registration in phases aims to adjust the price according to the number of registrations, seeking to reduce final costs. - Congresses Without Initial Funding and Non-Profit
The Music Therapists Association in Mexico and CLAM do not have funds to cover the congress’s initial expenses, making it necessary to ensure the event's financial self-sufficiency. The current price structure aims to generate sufficient resources to avoid creating debt for the local organization; reducing current costs would further complicate these objectives. If registration goals are exceeded, scholarships and additional benefits for attendees are planned, such as the possibility of free streaming for some activities. These additional benefits will depend on exceeding the initial registration estimate. Thus, the event is planned to avoid generating surpluses or profits, maintaining a focus on accessibility and enrichment for participants. - Voluntary Work in the Organization
It is important to highlight that all organizational work is carried out on a voluntary basis. No one on the organizing team is paid for their efforts, reflecting a genuine commitment to advancing music therapy in Latin America. - Support and Sponsorship of BUAP
The congress has the support of the Meritorious Autonomous University of Puebla (BUAP), which has allowed cost reduction by providing spaces for free. This arrangement took time, but thanks to this support, we avoided rental expenses. - Competitive Cost Compared to Other International Events
It is essential to consider the average costs of an international event in Mexico with similar characteristics to the Congress. A two-day congress with 12-hour sessions, simultaneous rooms, and online streaming services has an average cost in Mexico between USD 300 and USD 600. The general public registration fee for this congress is in the lower range of these events, while the price for the CLAM community is below this average. This reflects our effort to make the congress cost as accessible as possible, given the host country’s context and conditions. - Sensitivity to the Economic Diversity of Different Countries
All these efforts have been made to reduce the gap between the various economic realities of each country relative to Mexico. The pricing structure, discounts, and phases have been carefully designed, adapting to make the event accessible to our international community while considering the conditions and costs of the host country. - Online Access and Options for Remote Participants
This congress will also offer an online access option to recordings of activities in the main hall, at an affordable cost, allowing those interested in music therapy to participate without the need for travel. This decision was based on over 150 survey responses from music therapists in different countries who expressed interest in hybrid participation options. - Commitment to Transparency in Resource Management
At the end of the Congress, a general cost report will be provided to ensure transparency in administrative management and reinforce our commitment to the music therapy community.